L'assemblée générale de copropriété
Un rendez-vous essentiel dans le cadre d’une copropriété, l’Assemblée Générale annuelle rassemble le syndic, qu’il soit professionnel, bénévole ou coopératif, et les copropriétaires pour discuter des événements de l’année passée et planifier l’année future.
Elle permet d’échanger sur divers thèmes pour protéger les intérêts de la copropriété et de ses membres.
Si vous vous interrogez sur son importance, son mode de fonctionnement ou son déroulement, consultez notre guide détaillé sur l’assemblée générale de copropriété.
L’assemblée générale de copropriété (AG) est tenue au moins une fois par an, rassemblée par le syndic qui convoque tous les membres. Un ordre du jour, préalablement envoyé, liste les sujets à aborder et à voter lors de cette réunion. Door-In vous informe sur les modalités, la structuration et le processus d’une assemblée générale des copropriétaires.
Sommaire
Vous vous interrogez sur le but d’une assemblée générale de copropriété ? Nous vous expliquons précisément son importance, les participants éligibles et son fonctionnement concret:
- Qu’est ce que l’assemblée générale de copropriété
- Quand et où à lieu une assemblée générale de copropriété
- Qui participe à l’assemblée générale de copropriété
- L’ordre du jour d’une assemblée générale de copropriété
- La convocation à l’assemblée générale de copropriété
- Comment se déroule une assemblée générale de copropriété
- Les règles de majorité lors de l’assemblée générale des copropriétaires
- Le procès verbal en assemblée générale des copropriétaires
- Assemblée générale de copropriété : l’essentiel à savoir
Assemblée générale de copropriété : ce qu'il faut savoir
L’assemblée générale de copropriété a lieu au moins une fois par an, réunissant tous les copropriétaires, qu’ils soient bailleurs ou occupants.
Elle est convoquée par le syndic de copropriété au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.
Bien que le syndic de copropriété ait le pouvoir de convoquer une AG, le conseil syndical ou des copropriétaires détenant au moins 1/4 des voix peuvent également le faire.
Assister à l’assemblée générale est recommandé car des décisions majeures y sont prises, comme l’établissement du budget, la validation des comptes, la désignation du syndic, l’élection du conseil syndical et la planification des travaux.
Bon à savoir
Quel est le rôle d'une assemblée générale ?
L’assemblée générale est cruciale pour le fonctionnement d’une copropriété, car c’est lors de cette réunion que se prennent les décisions essentielles concernant la gestion de l’immeuble.
L’ordre du jour de l’AG peut inclure des points tels que la modification du règlement, des travaux divers, la désignation du syndic, réalisation de diagnostics, suppression de poste de gardien, travaux d’économies d’énergie dans les parties communes…
En résumé, l’AG est l’instance décisionnelle clé pour la réalisation de nombreux projets au sein de la copropriété.
Quand et où à lieu une assemblée générale de copropriété ?
Il est obligatoire de tenir une assemblée générale une fois par an. Bien qu’elle doive généralement se dérouler dans la commune de la copropriété, une autre localisation peut être choisie si l’AG l’établit. Dans cette situation, le règlement de copropriété doit l’indiquer.
L'assemblée générale ordinaire (AGO)
L’assemblée générale ordinaire se tient tous les ans dans les 6 mois après la fin de l’exercice comptable. Tous les copropriétaires reçoivent une convocation personnelle pour cette rencontre annuelle. Il est fortement conseillé que tous les copropriétaires assistent à cette réunion.
L'assemblée générale extraordinaire (AGE)
Lorsqu’une décision urgente ou importante est à prendre, le syndic peut organiser une AGE. Il peut la convoquer de lui-même, à la demande du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires. Étant donné le caractère exceptionnel de cette réunion, le délai habituel de convocation de 21 jours peut être diminué. Les raisons principales pour tenir une AGE incluent :
- la présence d’un risque imminent menaçant la sécurité des résidents ;
- la nécessité de revoter un projet n’ayant pas eu la majorité absolue lors d’une précédente session ;
- la délibération sur un point spécifique inscrit à l’ordre du jour.
Il est à noter que le syndic pourrait facturer une AGE en extra. Il est recommandé de consulter le contrat en amont.
Qui participe à l'assemblée générale de copropriété ?
Lors d’une AG, sont présents :
- Les copropriétaires ou leurs mandataires ;
- Le syndic de copropriété, en charge du secrétariat pendant la session ;
- Le président du syndicat des copropriétaires ;
- Éventuellement, des scrutateurs choisis à la majorité simple en début de séance.
Des intervenants externes (comme un architecte, artisan, avocat ou futur acheteur) peuvent être conviés s’ils en expriment le souhait et avec l’approbation du conseil syndical.
Les locataires ne peuvent pas assister à l’AG sauf s’ils appartiennent à une association de locataires reconnue. Néanmoins, ils n’ont pas le droit de voter lors des délibérations.
Qui peut voter lors d'une assemblée générale de copropriété
En général, seuls les copropriétaires ou leurs mandataires peuvent voter.
Pour un couple de copropriétaires marié sous le régime de la communauté, même s’ils sont présents tous les deux, un seul des conjoints peut voter.
Si le couple est marié en séparation de biens ou si un bien appartient en propre à l’un d’entre eux, seul le propriétaire concerné a le droit de voter.
Pour un bien en indivision, les copropriétaires doivent convenir d’un représentant pour voter lors de l’AG. En cas de mésentente sur cette désignation :
- Si le bien est partagé entre un usufruitier et un nu-propriétaire, c’est le nu-propriétaire qui est désigné comme représentant.
- Si le bien est en indivision pure, le syndic ou le président du tribunal judiciaire, sur saisie d’un des propriétaires, désigne le représentant.
Comment participer à une assemblée générale de copropriété ?
Les copropriétaires ou leurs représentants doivent être physiquement présents pour confirmer leur participation à l’assemblée générale de copropriété, en signant une liste d’émargement.
Toutefois, de par la situation sanitaire, du 2 juillet 2020 au 30 septembre 2021, la participation à l’AG pouvait se faire via visioconférence, audioconférence ou d’autres moyens électroniques.
Il est à noter que cette exception, mise en place à cause du Covid, a pris fin le 1er octobre 2021.
Néanmoins, le vote par correspondance, qui n’est pas spécifique aux périodes du Covid, reste autorisé. Les copropriétaires peuvent ainsi voter en amont avec le formulaire approprié.
L'ordre du jour d'une assemblée générale de copropriété
L’ordre du jour énumère les sujets prévus pour le vote ou la discussion lors de la séance, en fonction des projets et des problématiques rencontrées au sein de la copropriété. Après sa rédaction, il doit être transmis aux copropriétaires en parallèle de la convocation. Tout document supplémentaire pertinent aux sujets listés devrait également être inclus.
Un copropriétaire a la possibilité de suggérer un sujet supplémentaire pour l’ordre du jour. Pour ce faire, il doit adresser sa demande au syndic via lettre recommandée avec accusé de réception avant la distribution des convocations.
Qui détermine les points à évoquer à l'ordre du jour d'une AG ?
L’établissement de l’ordre du jour d’une Assemblée Générale (AG) de copropriété est une étape cruciale pour le bon déroulement de la réunion.
Traditionnellement, c’est le syndic, avec la collaboration du conseil syndical, qui prend en charge la rédaction de ce document, en intégrant les principaux projets et problématiques de la copropriété.
Cependant, chaque copropriétaire a également le droit de participer activement à cette phase préparatoire.
En effet, il peut proposer l’ajout de points spécifiques qu’il juge pertinents pour discussion ou vote.
Jusqu'à quelle date est-il possible de modifier l'ordre du jour ?
Une fois les convocations envoyées, il n’est plus permis de changer l’ordre du jour. Ainsi, toute question non inscrite sur ce dernier ne pourra pas être officiellement abordée durant la séance.
Toutefois, elle peut être évoquée en marge de la réunion, mais aucune décision ne pourra être prise à son sujet.
Bon à savoir
Comment s'organise une AG ?
Un intervalle de 21 jours est nécessaire entre la date d’envoi des convocations et la date prévue pour l’AG. Chaque copropriétaire est informé par lettre recommandée, courrier électronique ou remise directe.
Le contenu de cette notification doit comprendre :
- La date et le créneau horaire de l’AG,
- L’emplacement de la réunion (normalement dans la ville où se trouve le bâtiment, sauf disposition contraire du règlement),
- Les points à discuter lors de la réunion,
- Une feuille de vote pour un vote à distance (en vigueur depuis le 4 juillet 2020).
En fonction des sujets inscrits à l’ordre du jour, des documents supplémentaires peuvent être joints, tels que des devis ou des plans.
En cas d’indisponibilité, un copropriétaire peut désigner un mandataire pour le remplacer, qu’il s’agisse d’un autre copropriétaire ou d’une autre personne.
La convocation à l'assemblée générale de copropriété
Qui peut convoquer l'assemblée générale de copropriété ?
D’ordinaire, le syndic de copropiété est chargé de convoquer l’assemblée générale dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable de l’année antérieure. Si cette obligation n’est pas respectée, une convocation à une AG peut être initiée par :
- le président du conseil syndical ;
- un ou plusieurs copropriétaires (cumulant au moins ¼ des voix de l’ensemble des copropriétaires).
Cette démarche doit être faite via lettre recommandée avec accusé de réception. Un modèle est proposé pour faciliter sa rédaction.
Il est à noter qu’un copropriétaire a la faculté de solliciter la convocation d’une AG extraordinaire à ses frais, en spécifiant les sujets à inscrire à l’ordre du jour. Chaque point évoqué doit être assorti d’une proposition de résolution. Le syndic a alors 15 jours pour communiquer le coût estimatif et ses honoraires. Après règlement, le syndic doit organiser l’AG sous 45 jours.
Lorsque plusieurs copropriétaires font une telle requête, ils doivent détailler la distribution des coûts. À défaut, une répartition équitable est effectuée.
Que contient la convocation de l'assemblée générale ?
La convocation à l’AG de copropriété est censée inclure :
- le lieu, la date et l’heure de la rencontre ;
- l’ordre du jour listant les sujets à débattre ;
- les documents essentiels à la décision : devis, contrats prévus, factures, etc. ;
- les modalités pour consulter les preuves des charges de copropriété ;
- les annexes comptables ;
- le formulaire de vote par correspondance selon un format standard.
A qui s'adresse la convocation de l'assemblée générale ?
Tous les copropriétaires doivent recevoir la convocation. Sinon, tout copropriétaire omis peut requérir l’annulation de l’AG, même s’il était présent. Le syndic doit donc être rigoureux, surtout quand :
- le bien est en indivision ou usufruit ;
- le bien est détenu par un couple sous le régime de la communauté ;
- le bien appartient à un couple sous régime de séparation de biens ;
- le bien est la propriété d’une SCI.
Comment est expédiée la convocation de l'assemblée générale de copropriété ?
Pour être valide, la convocation doit être envoyée :
- en lettre recommandée avec AR ;
- par lettre électronique recommandée (avec consentement du copropriétaire) ;
- ou directement en échange d’une signature.
Sous quel délais doit parvenir la convocation de l'assemblée générale de copropriété ?
La convocation doit parvenir aux propriétaires au moins 21 jours avant la tenue de l’AG.
Comment se faire représenter à l'assemblée générale des copropriétaires ?
Si un copropriétaire ne peut assister à l’AG de copropriété, il peut déléguer un représentant (copropriétaire ou non). Le syndic est tenu d’ajouter un formulaire de pouvoir ou « mandat » à la convocation. Ce formulaire, complété, doit être renvoyé par courrier ou donné directement au mandataire avant l’AG. Il peut aussi être envoyé par email au syndic.
Suite à la loi Elan du 23 novembre 2018, le mandataire ne peut être proche du syndic, que celui-ci soit un syndic professionnel ou un syndic bénévole. En général, un mandataire ne peut avoir plus de trois pouvoirs, mais ce nombre peut être augmenté tant qu’il ne dépasse pas 10 % des votes. Attention, le vote du mandataire est inclus dans ce pourcentage s’il est copropriétaire.
Le copropriétaire peut aussi donner des directives de vote pour chaque point à l’ordre du jour en fournissant un document spécifique au début de l’AG de copropriété. Le syndic de copropriété ne peut contester un vote du mandataire même si celui-ci diffère des directives du mandant.
En l’absence d’un mandataire, le copropriétaire peut opter pour un « pouvoir blanc », confiant ainsi son pouvoir au syndic. Cette responsabilité est généralement dévolue au président du conseil syndical ou à un conseiller syndical.
Comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?
Feuille de présence à l'AG : un élément clé
Au démarrage de l’AG de copropriété, chaque copropriétaire est invité à signer la feuille de présence, tout comme les mandataires qui y émargent pour les copropriétaires qu’ils représentent. Cette signature est cruciale pour le décompte des votants, que ce soit des participants présents ou ceux qui sont représentés.
Quorum : Une notion essentielle en assemblée générale des copropriétaires
Contrairement à une idée répandue, la notion de quorum n’est pas toujours prioritaire lors des assemblées générales de copropriété. Les présences totales sont rares lors des AG de copropriété, d’où la prédominance des décisions prises selon le poids des voix de chaque copropriétaire. Ces voix se basent sur les tantièmes, qui sont proportionnels à la part de chaque propriétaire dans la copropriété.
Désignation des figures clés de la séance
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est nécessaire de choisir un président de séance, et si besoin, des scrutateurs. La majorité simple suffit pour ces désignations. Souvent, c’est le président du conseil syndical qui endosse le rôle de président de séance, mais un copropriétaire peut tout aussi bien le faire.
Renouvellement du conseil syndical
Si le mandat du conseil syndical touche à sa fin, l’assemblée doit procéder à l’élection de ses nouveaux membres. Ils sont choisis par majorité absolue pour une période de 3 ans.
Donner quitus au syndic : une étape de validation
Chaque AG annuelle offre l’opportunité de donner quitus au syndic, actant ainsi sa gestion efficace de l’année précédente. Bien que cette étape ne soit pas impérative, elle s’avère essentielle pour valider la qualité du travail du syndic.
Le processus de vote
Les votes s’effectuent à main levée ou par écrit, selon le nombre de voix attribué à chaque copropriétaire basé sur leurs tantièmes. Les propriétaires doivent alors présenter un justificatif de propriété.
Renouvellement ou changement du syndic
Si le mandat du syndic de copropriété arrive à échéance, le renouvellement ou le remplacement du syndic est mis à l’ordre du jour. Les projets de contrat du syndic doivent être intégrés à l’ordre du jour pour une prise de décision éclairée.
Les règles de majorité lors de l'assemblée générale des copropriétaires
Les règles de majorité jouent un rôle central dans les décisions collectives, garantissant l’équité et la légitimité des choix adoptés.
Majorité simple selon l'article 24
Les actions de maintenance courante au sein d’une copropriété requièrent une approbation à la majorité simple, conformément à l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Pour ce type de décisions, seuls les votes des copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance sont pris en compte, et la législation précise une liste indicative de ces décisions.
Majorité absolue d'après l'article 25
Quand il s’agit de prendre des décisions ayant un impact plus significatif, telles que :
- la nomination ou le renvoi du syndic de copropriété ;
- la sélection des membres du conseil syndical ;
- la réalisation de travaux de modification ou d’amélioration de la copropriété.
Il est nécessaire de s’appuyer sur la majorité absolue stipulée par l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cela implique que toutes les voix des copropriétaires (présents, représentés ou absents) soient considérées lors du vote.
Double majorité conformément à l'article 26
L’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 évoque la double majorité pour des décisions majeures comme :
- la restructuration des espaces communs (ajout d’un espace pour vélos, mise en place d’un ascenseur…) ;
- une révision du règlement de copropriété influençant l’utilisation et la jouissance des espaces communs.
Pour que la proposition soit approuvée, les votes cumulés doivent représenter au moins les deux tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires, qu’ils assistent ou non à l’assemblée.
Vote à l'unanimité
Certaines résolutions cruciales sont soumises à l’unanimité selon l’article 26. Cela inclut, entre autres :
- la transformation de la fonction des espaces privés ;
- l’élimination d’une installation commune ;
- la « révision des clauses du règlement de copropriété concernant la vocation de l’immeuble ».
Bon à savoir
Comment contester une décision prise en AG ?
Une résolution adoptée lors d’une Assemblée Générale ne peut être remise en cause que par un copropriétaire en désaccord ou absent. Le motif de contestation n’a pas besoin d’être spécifique; il suffit de démontrer une anomalie non conforme aux dispositions légales, qu’il s’agisse d’un problème de fond ou de forme.
Tout copropriétaire désireux de contester doit le faire dans un délai de 2 mois suite à la réception du procès-verbal d’AG en se tournant vers le tribunal. Le litige est porté contre le syndicat des copropriétaires. Suite à l’évaluation judiciaire, deux verdicts sont envisageables :
- Le jugement peut pencher en faveur du copropriétaire en annulant la résolution. Des dommages et intérêts peuvent également être attribués au plaignant.
- Si le tribunal estime que la réclamation du copropriétaire est sans fondement, il peut rejeter la plainte. Dans certains cas, il se pourrait que des dommages et intérêts soient imposés au copropriétaire pour une démarche jugée non justifiée.
Le procès verbal en assemblée générale des copropriétaires
Le procès-verbal d’assemblée générale est un document essentiel qui consigne de manière détaillée les décisions prises lors d’une réunion de copropriétaires. Il atteste des délibérations effectuées et garantit la transparence des actions entreprises.
Rédaction du Procès-Verbal d'AG: Qui est responsable?
Le syndic de copropriété a la responsabilité primordiale de consigner les délibérations de l’Assemblée Générale à travers la rédaction du procès-verbal.
Contenu clé du PV d'AG
Le procès-verbal doit précisément refléter :
- Les décisions votées pour chaque item de l’ordre du jour;
- La décompte des voix, en mentionnant clairement les copropriétaires en désaccord ou les abstentions;
- Tout incident technique durant une session digitale (visio/audioconférence) influençant les votes;
- Tout mandat de vote spécifique accordé en absence de mandataire désigné. Il est indispensable d’annexer à ce PV la feuille de présence.
Signataires du PV: Qui appose sa signature?
À la clôture de l’AG, le président de séance, le secrétaire et tout scrutateur présent doivent valider le procès-verbal par leur signature. Une signature rétrospective reste envisageable dans les 8 jours post-AG.
Transmission efficace du PV d'AG
Dans les 30 jours postérieurs à l’AG, le syndic a pour mission de :
- Envoyer le PV par courrier recommandé ou e-mail avec accusé de réception aux copropriétaires absents, non représentés ou en désaccord;
- Utiliser un courrier simple pour les autres membres de la copropriété.
Informer l'ensemble des occupants: L'importance de la communication
Pour assurer une transparence optimale, les décisions impactant la vie quotidienne au sein de l’immeuble sont à afficher dans les espaces communs. Ainsi, l’intégralité des résidents, y compris les locataires, reste informée.
Assemblée générale de copropriété : l'essentiel à savoir
L’Assemblée Générale (AG) est un rendez-vous crucial pour les copropriétaires, occasion d’adopter des décisions collectives concernant la copropriété. Les résolutions sont prises selon différents seuils de majorité, et le procès-verbal d’AG, rédigé par le syndic, en garde une trace fidèle.
Toutefois, en cas d’anomalie non conforme à la loi, qu’elle soit liée au contenu ou à la manière dont la décision a été prise, un copropriétaire en désaccord ou absent lors de l’AG dispose de 2 mois pour contester cette décision devant le tribunal. Une bonne compréhension des mécanismes et des délais est essentielle pour assurer une gestion harmonieuse de la copropriété.
