Guide copropriété · Document obligatoire
Fiche synthétique de copropriété : tout ce que copropriétaires et syndics doivent savoir
Instaurée par la loi ALUR du 24 mars 2014, la fiche synthétique de copropriété est un document obligatoire pour toutes les copropriétés, quelle que soit leur taille.
Elle regroupe les informations financières, techniques et administratives essentielles de l’immeuble. Le syndic a l’obligation de la créer, de la mettre à jour chaque année et de la remettre à tout copropriétaire qui en fait la demande.
Dans ce guide, Door-In vous détaille son contenu exact, les délais légaux à respecter et ce que vous pouvez exiger de votre syndic.
La fiche synthétique de copropriété est un document officiel créé par la loi ALUR du 24 mars 2014 (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965). Elle centralise en un seul endroit toutes les informations financières, techniques et administratives d’une copropriété.
Son objectif est simple : permettre à chaque copropriétaire et à tout acquéreur potentiel d’avoir une vision claire et fiable de l’état réel de l’immeuble, sans avoir à éplucher des dizaines de documents.
Le syndic est légalement tenu de la créer, de la mettre à jour chaque année et de la tenir à disposition de toute personne qui en fait la demande.
L’obligation s’applique à toutes les copropriétés à usage d’habitation, qu’elles soient entièrement résidentielles ou mixtes (logements + locaux commerciaux ou professionnels). La taille de la copropriété n’a aucune incidence : un immeuble de deux lots est soumis aux mêmes règles qu’une résidence de 200 appartements.
Sont donc concernées sans exception :
- Les copropriétés purement résidentielles
- Les immeubles mixtes habitat/commerce
- Les petites copropriétés de 2 à 5 lots
- Les résidences en copropriété à usage saisonnier
Bon à savoir
Quand la fiche synthétique est-elle obligatoire ?
La fiche doit impérativement être annexée à la promesse de vente ou à l’acte authentique lors de la cession d’un ou plusieurs lots. Elle informe l’acquéreur sur :
- la situation financière générale de la copropriété
- les charges qu’il devra assumer après acquisition
- l’état du bâtiment et les travaux votés ou en cours
- le niveau des dépenses annuelles de l’immeuble
Un acquéreur qui ne reçoit pas ce document avant signature est en droit de se retourner contre le vendeur ou le syndic.
Que contient la fiche synthétique de copropriété ?
Le contenu exact de la fiche est fixé par le décret n°2016-1410 du 20 octobre 2016. Il ne s’agit pas d’un document libre : chaque rubrique est imposée par la réglementation.
Informations générales Nom et adresse de la copropriété, date de construction de l’immeuble, identité et coordonnées du syndic en charge, durée de son mandat.
Données financières Budget prévisionnel de l’exercice en cours, comptes du dernier exercice clos, montant des charges courantes, état du fonds de travaux, dettes fournisseurs, impayés de charges.
Caractéristiques techniques Nombre total de lots (dont lots à usage d’habitation), liste des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, espaces verts…), superficie des parties communes.
État de l’immeuble Travaux réalisés au cours des trois dernières années, travaux en cours, travaux votés en assemblée générale et non encore engagés.
Situation juridique Procédures judiciaires en cours impliquant le syndicat des copropriétaires, références au règlement de copropriété.
À noter depuis 2023 : les copropriétés soumises à l’obligation de DPE collectif doivent également mentionner l’état d’avancement de ce diagnostic dans la fiche synthétique.
Bon à savoir
Comment est créée et mise à jour la fiche synthétique ?
La création de la fiche est assurée par le syndic dès sa prise de mandat. Elle doit être datée, signée et, le cas échéant, cachetée. Si aucun syndic n’est en place, c’est l’administrateur provisoire désigné par le tribunal qui assume cette responsabilité.
La mise à jour est obligatoire chaque année, dans un délai de deux mois suivant l’assemblée générale qui approuve les comptes de l’exercice. Elle s’effectue directement sur le registre national des copropriétés (registre.immatriculation.fr), où les données financières sont saisies puis validées en ligne.
La création initiale de la fiche peut faire l’objet d’une rémunération du syndic, dont le montant est fixé dans le contrat de syndic approuvé par les copropriétaires. En revanche, sa consultation est toujours gratuite.
Comment obtenir la fiche synthétique de sa copropriété ?
Le circuit pour obtenir la fiche varie selon votre situation.
Vous êtes copropriétaire Adressez une demande écrite à votre syndic. Il dispose d’un délai d’un mois pour vous la remettre. La consultation est gratuite et ne peut pas vous être refusée. En cas de silence ou de refus injustifié au-delà de ce délai, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire : le syndic engage sa responsabilité civile et s’expose à des sanctions financières.
Vous êtes acquéreur La fiche doit être annexée à la promesse de vente ou à l’acte de vente. Vous n’avez pas à la demander : c’est une obligation légale qui pèse sur le vendeur et le notaire. Si elle est absente, vous disposez d’un motif de nullité ou de renégociation du prix.
Vous êtes membre du conseil syndical Le syndic doit vous en garantir l’accès sans délai particulier imposé, dans le cadre de votre mission de contrôle.
Il est également possible de consulter certaines données agrégées via des plateformes spécialisées en données immobilières, mais le document officiel reste celui délivré par le syndic.
Quelles sont les obligations du syndic ?
Le syndic porte l’entière responsabilité de ce document à trois niveaux.
Créer la fiche synthétique Dès la prise de mandat, le syndic établit la fiche. Elle doit obligatoirement être datée, signée de son nom et, si applicable, porter son cachet professionnel. En cas de copropriété sans syndic, cette mission revient à l’administrateur provisoire nommé par le juge.
Mettre à jour la fiche chaque année Dans les deux mois qui suivent l’assemblée générale ayant approuvé les comptes, le syndic actualise l’ensemble des données financières sur le registre national des copropriétés. Tout retard ou omission constitue un manquement à ses obligations contractuelles et légales.
Mettre la fiche à disposition des copropriétaires À la première demande d’un copropriétaire, le syndic doit être en mesure de fournir la fiche dans le mois. Un refus ou un retard non justifié engage sa responsabilité et peut donner lieu à des dommages et intérêts. C’est également un argument solide lors d’un changement de syndic.
