Guide copropriété · Document obligatoire
Carnet d'entretien de copropriété : contenu, obligations du syndic et accès
Obligatoire depuis la loi SRU de 2001, le carnet d’entretien de copropriété est le document de référence qui retrace l’historique technique d’un immeuble.
Travaux réalisés, contrats d’assurance, équipements communs, plans pluriannuels : il centralise tout ce qu’un copropriétaire ou un acquéreur doit savoir sur l’état réel du bâtiment.
C’est le syndic qui en est responsable, qu’il soit syndic professionnel ou syndic bénévole. Door-In vous explique en détail son contenu, ses règles de mise à jour et qui peut y accéder.
Le carnet d’entretien de copropriété est un registre technique obligatoire qui retrace l’ensemble des interventions majeures réalisées sur un immeuble en copropriété. Il a été rendu obligatoire par la loi SRU (loi n°2000-1208 du 13 décembre 2000), entrée en vigueur en 2001, et son contenu minimal est fixé par le décret n°2001-477 du 30 mai 2001.
Son rôle est double : garantir la traçabilité technique de l’immeuble dans le temps, et assurer la transparence de l’information envers les copropriétaires actuels et les acquéreurs potentiels.
Contrairement à la fiche synthétique de copropriété qui offre une photographie financière annuelle, le carnet d’entretien constitue une mémoire technique continue de l’immeuble depuis sa construction.
Qui est responsable de l'élaboration et de la mise à jour du carnet d'entretien ?
Depuis 2001, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic de copropriété de créer et de tenir à jour le carnet d’entretien. Cette obligation s’applique sans distinction à tous les types de syndics :
- Le syndic professionnel, titulaire de la carte professionnelle
- Le syndic bénévole, copropriétaire assurant lui-même la gestion
- Le syndic coopératif, où le président du conseil syndical assume légalement la fonction de syndic
Tous sont élus en assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25, qui tient compte des tantièmes des copropriétaires absents ou non représentés.
Le syndicat des copropriétaires peut également voter, à la majorité simple, l’ajout d’informations complémentaires dans le carnet : données sur la construction de l’immeuble, diagnostics techniques additionnels, tout élément jugé utile à la bonne gestion de l’immeuble.
Bon à savoir
Quelles sont les conséquences d’un carnet mal tenu ou absent ?
Un syndic qui néglige cette obligation s’expose à des conséquences sérieuses sur trois plans.
Sur le plan civil, le syndicat des copropriétaires peut engager la responsabilité du syndic pour faute de gestion et réclamer des dommages et intérêts.
En cas de vente, si un acquéreur n’a pas pu consulter le carnet avant la signature, il dispose d’un recours judiciaire. Le syndic peut être condamné à indemniser le préjudice subi.
Sur le plan contractuel, un manquement répété peut justifier la révocation du syndic lors d’une assemblée générale, sans indemnité de rupture anticipée.
Que contient le carnet d'entretien de copropriété ?
Le contenu du carnet est encadré par la loi SRU et le décret du 30 mai 2001. Les informations suivantes doivent obligatoirement y figurer :
Identification de l’immeuble L’adresse précise de la copropriété et ses caractéristiques générales.
Coordonnées du syndic Nom, raison sociale et coordonnées du syndic en exercice. En cas de changement de syndic, cette information doit être mise à jour dès l’assemblée générale actant la nomination du successeur.
Polices d’assurance de l’immeuble Références de toutes les assurances souscrites par le syndicat des copropriétaires, avec les dates d’échéance de chaque contrat.
Assurances dommages-ouvrage Références des garanties dommages-ouvrage encore en vigueur, souscrites lors de travaux passés.
Travaux significatifs réalisés Date d’achèvement de chaque intervention majeure (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement d’ascenseur, rénovation des canalisations…) et coordonnées des entreprises ayant réalisé ces travaux.
Contrats d’entretien et de maintenance Références de tous les contrats en cours relatifs aux équipements communs (ascenseur, chaufferie, ventilation, portes automatiques…), avec leur date d’expiration.
Diagnostic technique global (DTG) Si un DTG a été réalisé, le carnet doit mentionner l’inventaire des travaux jugés nécessaires, les parties de l’immeuble concernées et le calendrier préconisé.
Plan pluriannuel de travaux (PPT) Si un plan pluriannuel a été voté en assemblée générale, son calendrier doit être intégré au carnet.
Qui peut consulter le carnet d'entretien de copropriété ?
L’accès au carnet d’entretien est encadré selon le profil du demandeur.
Les copropriétaires Tout copropriétaire peut demander à consulter le carnet par simple courrier non recommandé adressé au syndic. Les frais de reproduction éventuels sont à la charge du copropriétaire, dans la limite du tarif prévu au contrat de syndic. Lorsque le syndic est professionnel, il est tenu de mettre le carnet à disposition via un accès extranet en ligne, consultable à tout moment.
Les acquéreurs potentiels Tout candidat à l’achat d’un lot peut demander à consulter le carnet d’entretien avant signature. C’est au propriétaire vendeur ou au syndic de lui en garantir l’accès. Cette consultation permet à l’acquéreur d’évaluer l’état réel de l’immeuble, les travaux à venir et les charges prévisibles, des éléments déterminants dans sa décision d’achat.
Peut-on dématérialiser le carnet d'entretien de copropriété ?
La dématérialisation est possible et de plus en plus répandue, sans être pour autant obligatoire sous forme numérique. En pratique, elle s’impose naturellement avec un syndic professionnel : la loi impose à ces derniers de mettre à disposition des copropriétaires un extranet sécurisé regroupant l’ensemble des documents de la copropriété.
Cet espace en ligne centralise notamment :
- Le carnet d’entretien
- Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division
- Les procès-verbaux d’assemblée générale
- Les contrats d’entretien en cours
Avec Door-In, chaque copropriétaire dispose d’un accès individuel à l’ensemble de ces documents, d’un outil de messagerie pour échanger avec le syndic et les autres copropriétaires, et d’une consultation en temps réel de sa balance de compte et de ses appels de charges. La transparence documentaire est un engagement de gestion, pas une option.