Comment changer de syndic de copropriété : étape par étape
La gestion d’une copropriété nécessite impérativement un syndic. Cependant, il n’est pas rare que les copropriétaires expriment leur insatisfaction vis-à-vis de leur contrat de syndic et envisagent d’en changer.
Les raisons peuvent être diverses : gestion inappropriée, délais prolongés dans le suivi des affaires ou même une hausse des frais. Changer de syndic pour sa copropriété est tout à fait réalisable ! Nous vous guidons dans ce processus, étape par étape.
Selon la loi du 10 juillet 1965, les copropriétaires peuvent voter le changement de syndic lors d’une assemblée. Plusieurs motifs, comme la gestion défaillante ou les coûts élevés, peuvent justifier ce choix. Respecter un formalisme est essentiel lors de cette transition. Comment changer de syndic de copro étape par étape, Door-In vous guide !
Sommaire
Vous envisagez de changer de syndic de copropriété et recherchez des conseils sur la procédure à suivre ? Door-In vous présente les étapes clés pour réussir ce changement de syndic :
Raisons du changement de syndic de copropriété
Le syndic de copropriété joue le rôle de représentant légal du syndicat des copropriétaires. Conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, sa principale responsabilité est de gérer la copropriété, en particulier ses espaces communs.
Les missions attribuées au syndic sont :
- Organiser et présider au moins une assemblée générale annuelle ;
- Préparer le budget prévisionnel et assurer le suivi comptable ;
- Encaisser les charges via les appels de fonds ;
- Gérer les éventuels arriérés de paiement ;
- Veiller à la mise à jour des documents administratifs (comme le carnet d’entretien, règlement de copropriété, etc.).
Si les copropriétaires ou le conseil syndical ne sont pas satisfaits de la gestion, ils ont le droit, en vertu de la loi du 10 juillet 1965, de procéder à un changement de syndic sans avoir à fournir de justification spécifique.
Les motifs courants pour un tel changement incluent :
- des préoccupations sur la gestion financière,
- un manque de communication,
- ou des honoraires jugés excessifs.
Quel modèle de syndic de copro choisir en cas de changement ?
Une copropriété choisit son syndic en fonction de ses besoins et de sa taille, optant pour différents modèles :
Syndic professionnel : Il s’agit d’un expert ayant de profondes connaissances juridiques, techniques et comptables. Sa durée de mandat est de trois ans, renouvelable en assemblée générale.
Syndic bénévole : C’est un copropriétaire élu pour gérer la copropriété. Bien qu’il puisse être rémunéré, ses honoraires sont généralement inférieurs à ceux du syndic professionnel. Il assume des fonctions similaires. Mais il ne possède pas toutes les connaissances d’un syndic professionnel.
Syndic coopératif : Ici, un conseil syndical composé de copropriétaires est élu pour gérer la copropriété. Un président, jouant le rôle de syndic, est ensuite élu parmi eux. Ce modèle est avantageux en termes de coûts et de prise de décision rapide.
>> Lire notre article complet : Pourquoi changer de syndic de copropriété ?
Bon à savoir
Qui peut demander un changement de syndic de copropriété ?
Le conseil syndical ou n’importe quel copropriétaire est habilité à soumettre une proposition de changement de syndic pour l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale via une lettre recommandée avec preuve de réception.
Étant donné que les convocations pour l’assemblée générale sont distribuées 21 jours avant la tenue de celle-ci, il est conseillé de transmettre votre proposition pour l’ordre du jour au moins 60 jours avant la date prévue de l’AG.
Quand peut-on changer de syndic de copropriété ?
Le syndicat des copropriétaires a la liberté de modifier le syndic en place. Toutefois, cette modification est soumise à des contraintes dictées par la loi de 1965.
Deux scénarios se présentent : le remplacement du syndic à la fin de son mandat ou sa révocation avant la fin de celui-ci.
Changer de syndic de copropriété en fin de mandat
Quand un syndic est désigné lors d’une assemblée générale, son mandat s’étend de 1 à 3 ans au plus. C’est à la discrétion des copropriétaires de définir cette durée, qui ne peut être révisée ultérieurement.
À l’expiration de son mandat, le syndic est tenu d’organiser une assemblée pour désigner le syndic suivant. Les copropriétaires ont alors le choix entre :
- Prolonger le contrat du syndic actuel pour un autre mandat ;
- Opter pour un autre syndic professionnel ou s’orienter vers une autogestion, comme le syndic coopératif ou bénévole.
Obligation de mise en concurrence du syndic
Lors du renouvellement d’un mandat, le conseil syndical doit nécessairement mettre en concurrence le syndic actuel, sauf dans ces deux situations :
- Absence de conseil syndical au sein de la copropriété ;
- Si l’assemblée générale de l’année antérieure choisit, à la majorité absolue, de ne pas comparer différents contrats de syndic proposés.
La décision exige un vote à la majorité absolue, c’est-à-dire la moitié des voix de l’ensemble des copropriétaires (qu’ils soient présents, représentés ou absents). Si le conseil syndical omet cette mise en concurrence, le syndic actuel peut néanmoins être reconduit. La loi ne sanctionne pas l’omission de cette mise en concurrence.
Révoquer le syndic en cours de mandat
Il existe une exception permettant de remplacer le syndic avant la fin de son mandat en le révoquant lors d’une assemblée générale. Cette révocation vise à mettre fin au contrat actuel du syndic, notamment en cas de mauvaise gestion. Ainsi, le syndic peut être changé avant la conclusion de son mandat. Toutefois, conformément à la loi de 1965, la révocation nécessite une raison valable et sérieuse.
Motifs de révocation d'un syndic en cours de mandat
Pour révoquer un syndic, il est essentiel d’avoir une raison fondée et solide, étayée par des preuves concrètes comme des échanges par mail ou des correspondances écrites. Cette révocation doit également figurer à l’ordre du jour de l’assemblée prévue à cet effet.
La jurisprudence détermine les motifs valables de révocation d’un syndic de copropriété. Ces motifs peuvent inclure :
- Le refus du syndic d’organiser une assemblée générale ou d’intégrer une résolution suggérée par le conseil syndical ou un copropriétaire ;
- Le paiement tardif des factures dues aux fournisseurs de la copropriété (comme les factures d’énergie, d’assurance, de travaux, etc.) ;
- L’exécution de travaux non urgents sans l’approbation préalable du syndicat des copropriétaires ;
- Et d’autres raisons similaires.
Comment changer de syndic de copropriété étape par étape
Critères de sélection pour les nouveaux candidats syndics
Avant d’envisager un remplacement de syndic, il est crucial d’identifier un successeur adapté ! Les services offerts devraient correspondre aux exigences de la copropriété. Si le syndic professionnel est le modèle le plus répandu en France, il y a aussi deux autres façons de gérer la copropriété. Ainsi, les copropriétaires disposent de diverses options.
Choisir votre type de syndic
Pour sélectionner le syndic de copropriété idéal, déterminez d’abord si vous préférez un syndic professionnel ou non professionnel:
- Le syndic professionnel, bien que coûteux, est régulé et offre des garanties financières, démontrant compétence et qualification.
- Le syndic non professionnel, souvent syndic bénévole ou syndic coopératif, est plus économique, facturant principalement ses frais réels et l’assurance responsabilité civile. Toutefois, il peut présenter des faiblesses dans la gestion comptable, juridique ou financière.
Réflexion sur 3 critères pour le choix d'un syndic de copropriété
Considérez ensuite ces critères pour un choix éclairé :
- La nature de la copropriété : optez pour un syndic expérimenté avec des immeubles similaires au vôtre.
- Le volume géré : idéalement, un syndic ne devrait pas gérer plus de 25 immeubles (ou 1 000 lots) pour garantir une attention suffisante.
- Pour les syndics professionnels, surveillez la fréquence de changement du personnel. Une rotation élevée peut indiquer une surcharge de travail.
Mise en concurrence du syndic de copropriété
Pour sélectionner un syndic de copropriété, commencez par dresser une liste de candidats envisageables et examinez leurs offres. Comparer différents syndics vous permet d’évaluer les services qu’ils proposent et leurs ébauches de contrats.
La loi ALUR de 2014 réglemente les contrats des syndics professionnels, imposant un modèle de contrat standard pour en faciliter la compréhension et la comparaison. Depuis le début de 2022, ces syndics sont également tenus de fournir une fiche standardisée détaillant les services offerts et leurs tarifs respectifs. Il est crucial d’examiner attentivement ces contrats pour comprendre leurs nuances.
Lors de l’examen des contrats, voici les éléments clés à comparer :
- La durée de l’engagement ;
- Le coût annuel par lot ;
- La période et les heures de l’assemblée générale incluses dans le tarif de base ;
- La fréquence des visites dans la copropriété ;
- Le nombre de réunions prévues avec le conseil syndical ;
- Les services spécifiques non couverts par le tarif de base, facturés séparément au syndicat des copropriétaires.
Préparez l'assemblée générale de copropriété
Pour initier le remplacement du syndic de copropriété, il est essentiel de solliciter auprès du syndic en place l’intégration d’une résolution spécifique dans l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Il s’agit des points suivants :
- La proposition de résolution intitulée « Nomination d’un syndic »
- L’annexation des contrats de syndic sélectionnés
- La proposition de résolution « Rupture du contrat du syndic » avec l’exposition détaillée des manquements ou fautes justifiant cette révocation.
Un membre du conseil syndical ou un copropriétaire doit adresser par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) la requête d’inclusion à l’ordre du jour. Il est conseillé d’expédier cette missive approximativement deux mois avant l’assemblée générale. Car, le syndic est tenu, par la loi, d’expédier les convocations d’AG au moins 21 jours avant sa réalisation. Dès l’envoi de ces convocations, toute modification de l’ordre du jour devient irréalisable.
Vote en assemblée générale pour le changement de syndic
Lors de l’assemblée générale, le remplacement du syndic requiert un vote à la majorité absolue. Cette majorité englobe les parts des copropriétaires présents, ceux représentés ainsi que les absents.
Si le vote rassemble plus de la moitié des parts de la copropriété, le syndic proposé est alors désigné. Cependant, si le vote n’atteint pas la majorité absolue mais dépasse le tiers des parts, un second vote à majorité simple est initié lors de cette même assemblée, en s’appuyant sur l’article 25-1 de la loi de 1965. Ici, seules les parts des copropriétaires présents ou représentés sont prises en compte.
Si moins d’un tiers des voix est obtenu, une nouvelle assemblée générale doit être planifiée dans les 3 mois suivants. Cette fois, la nomination du syndic sera décidée selon la majorité définie par l’article 24.
Transition efficace avec le nouveau syndic de copropriété
Dès son élection en assemblée générale, le nouveau syndic de copropriété assume immédiatement ses fonctions pour l’immeuble. Le procès-verbal, établi à la clôture de l’assemblée générale, officialise et atteste de l’entrée en fonction du nouveau syndic au sein de la copropriété. Une fois cette nomination actée, s’ensuit une phase de transition, encadrée par la loi du 10 juillet 1965.
Le syndic précédent a alors un mois pour remettre l’ensemble des documents administratifs et financiers de la copropriété au nouveau syndic, ainsi que pour lui fournir l’accès au compte bancaire distinct du syndicat des copropriétaires.
Bon à savoir
Y a-t-il des frais de changement de syndic ?
Non, la législation est claire à ce sujet : le syndic sortant ne peut exiger des honoraires additionnels pour la remise des documents et des archives. Soyez vigilant et ne vous laissez pas induire en erreur si le syndic précédent tente de vous facturer ces opérations !
Comment changer de syndic de copropriété : ce qu'il faut retenir
le processus de changement de syndic de copropriété, bien qu’essentiel pour une gestion optimale de l’immeuble, nécessite une approche méthodique. Chaque étape, de la convocation de l’assemblée générale à l’entrée en fonction du nouveau syndic, est strictement encadrée par la législation. Il est crucial de respecter les procédures, notamment pour l’intégration d’une résolution à l’ordre du jour et pour garantir un vote majoritaire en faveur du changement. De plus, le syndic sortant a l’obligation légale de transmettre l’ensemble des documents sans percevoir de frais additionnels. Retenons que la transition vers un nouveau syndic de copropriété est un acte majeur qui, lorsqu’il est bien mené, garantit une meilleure harmonie au sein de la copropriété.
