Les meilleurs outils du gestionnaire de copropriété
Aujourd’hui, il existe de nombreux services, solutions, plateformes et bien d’autres ressources permettant aux gestionnaires de copropriété de gérer leurs copropriétés plus aisément et de faciliter la vie des syndics de copropriété.
Les plateformes de gestion immobilière, couplées à des méthodes de travail et à des petites astuces quotidiennes d’organisation, sont les éléments clés pour que les gestionnaires de copropriété puissent passer du temps sur leur terrain de prédilection : les immeubles !
Door-in donne ici la recette parfaite pour optimiser au maximum votre activité de syndic de copropriété, en passant par des logiciels, oui, mais qui serviront à vous dégager du temps pour mieux exploiter vos compétences.
Les logiciels de gestion immobilière
La digitalisation du secteur de l'immobilier
Ce n’est pas une nouvelle, l’immobilier est au cœur d’une belle évolution quant à sa digitalisation et aux nouvelles méthodes utilisées. Fini les tas de documents trop importants à imprimer, scanner, classer, ranger, occupant de l’espace. Ou bien encore des relances téléphoniques trop importantes qui pouvaient parfois, occuper une trop grande partie de la journée d’un gestionnaire de copropriété.
Les syndics de copropriété ne sont pas en reste et ont aujourd’hui à disposition de nombreux logiciels de gestion de copropriété.
Trouver le bon compromis
Lorsqu’il s’agit d’optimiser son temps grâce à des solutions en ligne, il n’est pas non plus question de s’éparpiller et d’en utiliser un nombre trop important. L’utilisation de trop nombreuses solutions développera malheureusement l’effet inverse : vous perdrez du temps et de l’argent à jongler entre chacune d’elle.
Le bon choix ? Passer par une solution qui prendra en compte le maximum de vos besoins
Automatisation des vos tâches les plus chronophages, communication avec vos copropriétaires, tableau de bord personnalisé, comptabilité intégrée, gestion de tous vos incidents sur la même plateforme, organisation de vos assemblées générales : le logiciel de gestion immobilière que vous choisirez doit vous offrir ce dont vous avez besoin pour vous aider au quotidien.
Passer par une seule et unique plateforme vous permettra de gagner en efficacité ! Mise à jour régulières, conseils et accompagnement clients sont également des éléments à prendre en compte lors du choix de votre logiciel de gestion.
Il existe de nombreux services qui vous permettront de gérer un seul problème à la fois. Afin de palier ce problème, on vous dresse une check-list des features à prendre en compte dans le choix de votre logiciel syndic.
Un tableau de bord bien pensé
Pour la gestion de copropriété, il est indispensable d’avoir un logiciel de gestion immobilière dont le tableau de bord reprend toutes les informations phares dont vous aurez besoin pour, en un coup d’œil, organiser votre journée ! Email, démarches en attente, prise en main intuitive du service … Tout doit être simple !
La gestion des tickets
C’est votre moyen numéro 1 de traiter rapidement et efficacement les demandes de vos copropriétaires : un ascenseur en panne ? Le copropriétaire ouvre alors directement un ticket, vous êtes notifiés et pouvez le traiter en un temps record ! L’avantage ? Toutes les informations sont centralisées au même endroit, que ce soit pour vous, les copropriétaires de l’immeuble concerné ou encore le prestataire que vous aurez choisi pour venir réparer le fameux ascenseur.
Un gain de temps non négligeable ! Pas besoin de contacter séparément le prestataire ni d’appeler vos copropriétaires pour les tenir informés, faites-le directement en ligne 🙂.
Et des sinistres !
Avec un traitement beaucoup plus « lourd » et des interlocuteurs plus nombreux, il est indispensable que vous puissiez gérer vos sinistres directement via la même plateforme. Cela vous permettra de tenir, encore une fois, vos copropriétaires informés et surtout de suivre la résolution de ces sinistres qui peuvent durer dans le temps.
Gérer vos assemblées générales
On le sait bien, suite au Covid-19 et à ses nombreux confinements, la manière dont se déroule les assemblées générales est bien différente. Plus d’obligations d’être présent sur site pour certaines copropriétés, assemblées uniquement digitalisées pour certaines, ou bien complètement organisées en présentiel… Chacun gère son assemblée générale comme il l’entend.
Mais pas besoin pour autant de perdre du temps en utilisant trop de paperasse ou de documents pour les organiser. Que ce soit en présentiel ou à distance, soyez sûr(e)s que le logiciel syndic que vous aurez choisi vous permettra de les organiser en passant de l’ordre du jour jusqu’à son déroulement et même, la comptabilisation des votes.
La signature électronique
C’est une excellente méthode pour gagner du temps et un outil indispensable qui doit impérativement faire partie du logiciel que vous aurez choisi d’utiliser. Vos clients (et vous) n’auront plus à se déplacer afin de signer (ou faire signer) des documents.
Gestion du courrier
Digitalisation oui, mais certains documents ne peuvent se transmettre que, par courrier. Pour certains d’entre eux, vous devrez les envoyer à tous les copropriétaires d’un immeuble, ça peut faire beaucoup !
Certaines solutions vous proposent de vous faciliter la tâche grâce à des modules reliés à La Poste, et qui vous permettent de tout rédiger, d’envoyer depuis votre ordinateur et surtout, en masse. Choisissez votre type de lettre, recommandée ou non, avec avis de réception, ou non.
Comptabilité
Pour finir : la comptabilité. Il est important que toute votre comptabilité soit intégrée – reliée dans le logiciel syndic que vous aurez choisi d’utiliser. Sans ça, impossible de suivre les dépenses de vos copropriétés et copropriétaires. Charges, appel de fonds, travaux, factures… Tout doit s’y trouver !
Une fois que vous avez trouvé la solution parfaite, ne négligez pas la formation qui accompagne ce logiciel syndic. Privilégiez un accompagnement afin d’utiliser votre nouvelle solution de gestion immobilière clé-en-main plus rapidement et facilement.
Bon à savoir
Il est important que vous soyez formés sur le logiciel que vous aurez choisi d’utiliser. Lors de votre choix, ne négligez pas cet aspect, c’est ce qui vous permettra de l’utiliser de manière efficace.
L'optimisation de votre temps
Un des problèmes récurrents lorsque l’on parle du métier de syndic de copropriété, c’est la charge de travail qui peut se révéler colossale, dépendamment du nombre d’immeubles gérés.
Que ce soit du côté administratif, en gérant la comptabilité par exemple — qui est un des sujets les plus lourds et qui prend le plus de temps, ou bien cet aspect relationnel indispensable à mettre en place et à entretenir avec ses copropriétaires ; syndic de copro est l’un de ces métiers qui demande de nombreuses connaissances et compétences toutes aussi variées les unes que les autres !
Alors comment adapter ses méthodes de travail et comment allouer du temps à ce qui compte vraiment ? En déléguant au maximum les tâches que vous pouvez faire gérer par quelqu’un d’autre, comme votre comptabilité. Il existe de nombreuses solutions qui vous permettront d’externaliser votre comptabilité mandante, mais attention à ne pas le faire faire par n’importe quel prestataire.
En effet, si vous souhaitez déléguer certaines de vos tâches administratives et chronophage, il faudra vous adresser à des experts, de la comptabilité certes, mais également professionnels de la copropriété. C’est un domaine bien particulier qui peut s’avérer compliqué lorsque l’on n’en connait pas toutes les nuances.
Adapter ses méthodes de travail passe donc par la délégation de vos tâches mais aussi, et surtout, adapter son emploi du temps pour établir une réelle relation de confiance avec vos copropriétaires, et également avec vos prestataires et fournisseurs ! Cela passe bien évidemment par : plus de temps sur le terrain.
La communication
Ce dernier point, certainement le plus important, sera votre outil le plus efficace.
Comme mentionné plus haut, la communication avec vos copropriétaires est indispensable pour que ces derniers vous fassent confiance et que votre mandat de syndic de copropriété se passe au mieux.
Mais, c’est également un point essentiel qui vous permettra de bénéficier du bouche-à-oreille positif de vos copropriétaires. Si vous gérez leurs immeubles en étant disponible, transparent et réactif, nul doute qu’ils vous recommanderont auprès de leurs proches.
En adoptant un mode de communication transparent avec vos copropriétaires, vous leur permettez de vivre plus sereinement les événements à venir, et il est indispensable de leur permettre également de vous contacter de la même manière : en toute transparence 🙂.
L'humain avant tout
Vous l’aurez deviné, les logiciels de gestion de syndic doivent faciliter la vie des professionnels de l’immobilier sans pour autant les remplacer sur le terrain.
C’est pour cela que vos meilleurs outils, sont vos compétences propres combinées à un logiciel de gestion qui vous facilitera la vie. Le logiciel en question ne doit pas remplacer l’humain, mais seulement décupler sa productivité ! De nombreuses innovations arrivent dans le secteur de l’immobilier et les éditeurs fleurissent sur le marché. Il faut cependant bien distinguer ceux qui souhaitent faciliter la vie des utilisateurs et ceux qui, malgré eux, les remplacent.
La gestion de copropriété ne doit pas être modifiée, mais seulement simplifiée grâce à des services complémentaires à l’humain 🙂.
Et si vous pouviez tout combiner ?
La franchise de syndics de copropriété Door-in, vous permet de vous lancer en tant que syndic de copropriété indépendant tout en étant accompagné !
Outil digital, externalisation de vos tâches, accompagnement et formation, vous serez indépendant mais jamais seul !
