Le carnet d'entretien d'une copropriété
Il est impératif pour chaque immeuble en copropriété d’avoir un carnet d’entretien en sa possession. Cela relève d’une exigence légale instaurée par la loi S.R.U depuis l’année 2001.
Ce carnet constitue un répertoire comprenant l’ensemble des données techniques se rapportant aux travaux majeurs exécutés au sein de l’immeuble.
Il est indispensable que ce document soit accessible aux copropriétaires ou à de potentiels acheteurs qui en exprimeraient le souhait. Voici quelques éclaircissements.
Le carnet d’entretien constitue un élément incontournable au sein d’une copropriété. Il incombe au syndic de copropriété de le tenir et de veiller à sa mise à jour régulière. Vous vous demandez ce qu’est le carnet d’entretien, ce qu’il renferme et son utilité ? Nous vous dévoilons l’ensemble de ces informations dans cet article.
Sommaire
Pratique, le carnet d’entretien recense les travaux menés dans l’immeuble, la police d’assurance et les opérations d’entretien à mener:
Carnet d'entretien de copropriété : ce qu'il faut savoir
Le règlement de copropriété est un document légal, établi conformément à l’article 8 de la loi du 10 juillet 1965, qui consigne les règles d’administration, d’organisation, ainsi que les droits et devoirs des membres d’une copropriété afin d’assurer son bon fonctionnement.
Ayant valeur de contrat, il doit être remis aux copropriétaires et locataires, et ces derniers doivent en prendre connaissance.
Il est impératif et doit être rédigé par un professionnel, tel qu’un notaire, lors de la construction de l’immeuble ou lors de la division en lots.
Le contenu doit être précis pour prévenir les litiges. Le syndic de copropriété, en collaboration avec le conseil syndical, est chargé de veiller à son application.
Elaboration et mise à jour du carnet d'entretien de copropriété l'immeuble
Depuis l’année 2001, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 stipule qu’il est du ressort du syndic de copropriété de créer et de maintenir à jour le carnet d’entretien de copropriété.
En ce qui concerne les devoirs et responsabilités du syndic, la loi de 1965 ne différencie pas entre les diverses formes de gestion. De ce fait, un syndic professionnel ainsi qu’un syndic non-professionnel sont tenus d’élaborer et d’actualiser le carnet d’entretien de copropriété.
Pour clarifier, un syndic non-professionnel comprend :
- Le syndic bénévole, où un copropriétaire est en charge de la gestion de la copropriété ;
- Le syndic coopératif, où le conseil syndical assure la gestion de la copropriété sans intermédiaire. Les conseillers syndicaux se partagent les responsabilités, mais légalement, la fonction de syndic est attribuée au président du conseil syndical.
Il faut noter que tous les modèles de syndics sont élus en assemblée générale avec la majorité absolue de l’article 25. Cette majorité tient compte des tantièmes des copropriétaires qui sont absents ou non représentés.
Le syndicat des copropriétaires détient le privilège d’intégrer des informations complémentaires dans le carnet d’entretien s’il le juge nécessaire. À cette fin, un vote relatif aux éléments à inclure doit être effectué lors d’une assemblée générale, à la majorité simple. Cela peut notamment concerner des données en lien avec la construction de l’immeuble ou des diagnostics techniques additionnels.
Bon à savoir
Que se passe-t-il si le carnet d’entretien de la copropriété n’est pas mis à jour ?
Si la responsabilité de la tenue du carnet d’entretien de l’immeuble n’est pas honorée, ni l’actualisation, la responsabilité civile du syndic peut être mise en cause par le syndicat de copropriétaires en raison de mauvaise gestion.
De plus, si un acquéreur en devenir n’a pas eu l’opportunité d’accéder au carnet d’entretien de la copropriété, il est en mesure d’exercer ses droits en justifiant son préjudice. Ceci pourrait entraîner des coûts pour le syndic, qui se verrait contraint de payer des dommages-intérêts en dédommagement.
Ainsi, une négligence concernant l’obligation attachée au carnet d’entretien peut se révéler nuisible et onéreuse pour le syndic, qui pourrait même faire face à une révocation lors d’une assemblée générale si nécessaire.
Quel est le contenu du carnet d'entretien de l'immeuble ?
Comme composant fondamental de la copropriété, le carnet d’entretien de l’immeuble est tenu de regrouper une série d’informations essentielles. Que doit contenir le carnet d’entretien comme informations ? Ces informations requises ont été déterminées par la loi SRU ainsi que par le décret datant du 30 mai 2001. Voici un aperçu des données qui doivent impérativement être présentes dans le carnet :
- L’adresse précise de l’immeuble en question ;
- Les coordonnées du syndic de copropriété en place. En cas de transition vers un nouveau syndic, il est impératif d’actualiser cette information sans délai lors de l’assemblée générale où le syndic successeur est nommé ;
- Les détails des polices d’assurances relatives à l’immeuble, contractées par le syndicat des copropriétaires, ainsi que la date à laquelle chaque police arrive à échéance ;
- Les détails des assurances dommages-ouvrages souscrites au nom du syndicat des copropriétaires, dont la couverture est encore en vigueur ;
- La date d’achèvement des travaux significatifs tels que la rénovation de façade, la remise à neuf de la toiture, le remplacement de l’ascenseur, etc., accompagnée des coordonnées des sociétés responsables de ces travaux ;
- Les références des contrats relatifs à l’entretien et à la maintenance des installations communes, avec l’indication de la date d’expiration de chaque contrat ;
- Dans le cas où un diagnostic technique global a été effectué, un inventaire des travaux considérés comme essentiels pour maintenir l’immeuble en bon état, en spécifiant les composantes ou installations concernées, ainsi qu’un calendrier préconisé pour ces travaux;
- Si applicable, le calendrier du plan de travaux pluriannuel adopté par l’assemblée générale des copropriétaires.
Le syndicat des copropriétaires a la possibilité d’intégrer des informations supplémentaires dans le carnet d’entretien si cela est jugé pertinent. Afin d’ajouter de tels éléments, un vote doit être organisé en assemblée générale, et l’ajout doit recueillir la majorité simple. Cela peut inclure des renseignements concernant la construction de l’immeuble ou des diagnostics techniques additionnels.
Qui peut consulter le carnet d'entretien de copropriété ?
Le carnet d’entretien peut, dans un premier temps, être accessible à l’ensemble des copropriétaires sous réserve d’envoyer une lettre non recommandée au syndic. La requête doit être effectuée à la charge du copropriétaire, avec un montant déterminé à la discrétion du syndic (ce montant doit impérativement être mentionné dans le contrat de syndic).
Dans le cas où c’est un syndic professionnel qui est en charge du carnet d’entretien, celui-ci est tenu de fournir un accès en ligne au carnet d’entretien pour que les copropriétaires aient la possibilité de le consulter à leur convenance.
Ensuite, le carnet d’entretien peut aussi être consulté par tout acquéreur éventuel, de façon à ce qu’il soit informé de l’ensemble des renseignements afférents à la copropriété. Le cas échéant, le propriétaire ou le syndic auront la responsabilité de transmettre le carnet à l’acheteur.
Ainsi, ce document assume un rôle pivot aussi bien pour les intervenants internes qu’externes de votre copropriété.
Est-il possible de dématérialiser le carnet d'entretien d’une copropriété ?
La dématérialisation du carnet d’entretien est une option envisageable bien que non impérative. Cependant, cela peut s’avérer être une solution plus commode. Il est important de souligner qu’avec un syndic professionnel, le carnet d’entretien peut être intégré à l’extranet de la copropriété.
Il faut noter que pour honorer son devoir d’information, le syndic professionnel se doit de mettre à disposition des copropriétaires un extranet. Il s’agit d’un espace en ligne où tous les documents concernant l’immeuble sont archivés (règlement de copropriété, état descriptif de division, carnet d’entretien, etc.).
Il faut également prendre en compte qu’avec Door-In, chaque copropriétaire bénéficie d’un accès individuel comprenant l’ensemble des documents de la copropriété. Ils disposent aussi d’un outil de messagerie pour échanger entre copropriétaires et peuvent consulter en temps réel leur balance de copropriétaire ainsi que leurs appels de charges pour davantage de transparence.
Carnet d'entretien de copropriété : ce qu'il faut retenir
Le carnet d’entretien de copropriété est un document essentiel dans la gestion d’un immeuble. Il regroupe toutes les informations techniques et administratives relatives à la copropriété.
Ce carnet, tenu à jour par le syndic de copropriété, contient des données cruciales telles que les travaux réalisés, les contrats d’assurance, et les équipements communs.
La mise à jour régulière de ce carnet est indispensable car il sert de référence aux copropriétaires actuels ainsi qu’aux potentiels acquéreurs.
De plus, la dématérialisation du carnet d’entretien est une tendance croissante, offrant un accès facile et rapide aux informations.
En somme, le carnet d’entretien est un outil incontournable pour assurer une gestion efficace de la copropriété et maintenir la valeur de l’immeuble à long terme..
