Qu'est ce qu'un syndic professionnel ?
Le syndic de copropriété joue un rôle essentiel au sein de la copropriété en assurant la gestion quotidienne de l’immeuble et en veillant à l’application des décisions prises par les copropriétaires.
En France, le modèle de syndic professionnel est le plus répandu. Qu’appelle-t-on syndic professionnel? Quel est son rôle, ses avantages et inconvénients ?
Syndic professionnel : son mandat, son statut, ses pouvoirs, ses responsabilités…
On vous dit tout ce qu’il faut savoir pour bien comprendre son rôle et son fonctionnement.
Sommaire
Le syndic professionnel peut séduire face aux autres formes de syndics. Quels en sont les atouts, les faiblesses et fonctionnement :
L’activité de syndic professionnel est réglementée (Loi du 2 janvier 1970 dite » loi Hoguet « ). Cette profession ne peut être exercée que par une personne physique ou morale disposant d’une carte de gestion immobilière délivrée par la préfecture du département du lieu d’activité. Elle n’est remise aux professionnels qu’après enquête afin de vérifier si toutes les conditions sont réunies, à savoir :
– absence de condamnation pénale ;
– existence d’une formation universitaire ou pratique ;
– garantie financière ;
– souscription d’une assurance couvrant la responsabilité civile du professionnel.
Mandat du syndic professionnel
Le syndic professionnel de copropriété est élu pour une durée ne pouvant excéder 3 ans.
Principes régissant le contrat de syndic
Un contrat de mandat définit les attributions du syndic professionnel, les conditions de rémunération de ses services.
Le mandat définit notamment :
- les prestations relevant de la gestion courante du syndic ;
- les prestations particulières que le syndic peut être amené à fournir au cours de son mandat, sachant que les différentes prestations doivent être adaptées à chaque copropriété. De même, le montant et les modalités de rémunération sont négociables.
Au terme de l’échéance fixée par le contrat, le syndic est déchu de ses fonctions : tout renouvellement tacite du syndic est impossible et tout acte accompli après l’expiration du contrat peut être frappé de nullité puisqu’il n’a plus le pouvoir de représenter le syndicat.
En cas de démission, le syndic professionnel doit informer chaque copropriétaire par lettre recommandée avec un préavis de 3 mois.
Rémunération d'un syndic professionnel
Les honoraires du syndic professionnel sont libres et fixés par l’assemblée générale (Articles 25 et 25-1 de la loi du 10 juillet 1965).
Ils sont assimilés à des charges communes et sont répartis entre les copropriétaires au prorata de leurs tantièmes de propriété.
Le syndic ne peut demander ni recevoir, directement ou indirectement, d’autres rémunérations que celles prévues dans son mandat.
Les pouvoirs d'un syndic professionnel
La loi a réparti l’exercice des pouvoirs du syndicat entre le syndic et l’assemblée générale. Si cette dernière prend les décisions les plus importantes, le syndic est amené, d’une part, à agir en tant qu’exécutant des décisions de l’assemblée générale, et d’autre part, à agir en vertu des pouvoirs qu’il détient de la loi.
Obligations du syndic professionnel en assemblées générales
Qui convoque pour une assemblée générale
C’est au syndic que revient l’obligation de réunir l’assemblée générale au moins une fois par an (Article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 et article 7, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967). Toutefois, le syndic est obligé de réunir l’assemblée dans le cas où la convocation lui est demandée par :
– le conseil syndical ;
– un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix de la copropriété.
Cette demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, en précisant les questions prévues à l’ordre du jour.
En cas de non-réponse du syndic, l’assemblée peut être convoquée par le président du conseil syndical 8 jours après une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au syndic et restée infructueuse.
S’il n’existe pas de conseil syndical, ou si le président ne procède pas à ces formalités, tout copropriétaire, 8 jours après avoir adressé une deuxième mise en demeure à ce dernier, pourra saisir le juge des référés du tribunal de grande instance du lieu de l’immeuble afin de désigner un mandataire, lequel aura le pouvoir de convoquer une assemblée.
Quelles sont les modalités requises pour la convocation à une assemblée générale de coproprité?
Pour garantir la validité de l’assemblée, le syndic professionnel est tenu de présenter la convocation au moins 21 jours avant la date prévue de la réunion. Conformément à l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 7, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967, ce délai peut être prolongé, mais pas réduit, par le règlement de copropriété. Toutefois, en cas d’urgence, ce délai peut être raccourci.
La convocation doit être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre contre émargement.
Quels éléments doivent figurer dans la convocation ?
La convocation doit obligatoirement inclure les informations suivantes :
- Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée.
- L’ordre du jour détaillé. Celui-ci doit préciser chaque question soumise à l’assemblée, et il est important de noter qu’il n’est pas possible de prendre de décision sur une question qui n’est pas inscrite à l’ordre du jour.
En respectant ces modalités, la convocation à l’assemblée générale de copropriété est conforme aux exigences légales.
Quelles sont les obligations du syndic professionnel ?
Le syndic, sauf décision contraire, assume la responsabilité du secrétariat lors de l’assemblée générale. Il rédige le procès-verbal qui contient le texte de chaque délibération, le résultat de chaque vote, ainsi que les noms des copropriétaires et leurs quotes-parts qui se sont opposés à la décision de l’assemblée, ceux qui n’ont pas participé au vote et ceux qui se sont abstenus avec réserve.
Le procès-verbal de l’assemblée est signé par les membres du bureau désignés en début de séance par l’assemblée générale. Ces procès-verbaux sont consignés successivement dans un registre spécialement ouvert à cet effet, détenu par le syndic professionnel.
Le procès-verbal joue un rôle essentiel en tant qu’instrument de contrôle et de régularité des délibérations. Il est notifié à chaque copropriétaire dans les délais d’un mois suivant la tenue de l’assemblée générale :
- Les absents, les opposants à certaines résolutions et les abstentionnistes ayant émis une réserve sur un vote le reçoivent par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Les présents et les représentés approuvant les différentes résolutions (copropriétaires dits non opposants, ni absents) le reçoivent par lettre simple.
À compter de la réception, chaque copropriétaire a la possibilité de contester les délibérations en justice dans un délai de deux mois.
Le syndic professionnel et le règlement de copropriété
Il incombe au syndic de s’assurer du respect de ce règlement. Si le syndic échoue à résoudre les litiges par le biais de la conciliation, il soumet la question à l’assemblée générale afin d’obtenir l’autorisation de prendre des mesures judiciaires à l’encontre du ou des copropriétaires contrevenants devant le tribunal.
Le syndic professionnel et l'administration de l'immeuble
Le syndic agit au nom du syndicat des copropriétaires pour administrer l’immeuble, en accomplissant toutes les actions nécessaires à la préservation et à la bonne gestion de la copropriété. Cette autonomie est essentielle, étant donné que l’assemblée générale ne peut se réunir en permanence. L’exercice de cette autonomie se fait tout de même sous le contrôle de l’assemblée générale et du conseil syndical.
- Le syndic professionnel souscrit les polices d’assurance :
– une assurance multirisque pour les parties communes et la responsabilité civile du syndicat ;
– en cas de besoin, une assurance dommages-ouvrage. En cas de sinistre, le syndic est habilité à négocier les indemnités dues au syndicat.
- Le recrutement du personnel:
- L’entretien de l’immeuble:
C’est au syndic de veiller à l’entretien des parties communes, de passer des contrats avec les entreprises afin d’assurer le bon fonctionnement des services collectifs ascenseurs, chauffage central, ordures ménagères, espaces verts, … Il établit et tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
- Les travaux:
Les gros travaux de réparation nécessitent l’approbation préalable des copropriétaires lors de l’assemblée générale.
Une mise en concurrence est obligatoire pour les contrats et marchés dépassant un seuil fixé par l’assemblée générale.
En cas d’urgence ou pour la préservation de l’immeuble, le syndic peut prendre l’initiative de faire exécuter les travaux indispensables, à condition que l’urgence soit certaine. Le syndic doit alors informer tous les copropriétaires et convoquer rapidement une assemblée pour ratification.
Le syndic doit consulter le conseil syndical pour exiger des versements d’acomptes en cas de travaux urgents nécessaires à la préservation de l’immeuble, ainsi que lorsque le montant d’un marché ou d’un contrat (par exemple pour l’ascenseur ou le chauffage) dépasse un seuil fixé par l’assemblée générale.
Le syndic et la représentation du syndicat
Le syndic de copropriété a pour rôle de représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice. Il est autorisé à passer des commandes, à représenter le syndicat lors d’acquisitions ou de ventes de parties communes ou privatives, à faire inscrire l’hypothèque légale pour garantir les créances du syndicat, ainsi qu’à former une opposition au versement du prix en cas de dette du copropriétaire.
Pour agir en justice, le syndic doit obtenir l’autorisation de l’assemblée générale, sauf dans certains cas spécifiques tels que les actions de recouvrement de charges, les mesures conservatoires, les actions en défense du syndicat, et les actions devant le juge des référés. Le syndic doit rendre compte à l’assemblée générale des différentes actions entreprises en tant que demandeur ou défendeur.
Le syndic de copropriété et la trésorerie
Différentes obligations comptables et financières incombent au syndic.
Tenue de la comptabilité
Compte bancaire ou postal séparé
Déclaration fiscale
Budget prévisionnel
Appels de fonds
Reddition des comptes
Le syndic de copropriété et ses obligations administratives
Le syndic a l’obligation de conserver et de mettre à jour les documents de la copropriété. Cela inclut l’établissement et la mise à jour de la liste des copropriétaires, avec leurs informations personnelles et l’identification de leurs lots respectifs.
Le syndic utilise ces informations pour convoquer les copropriétaires aux assemblées, leur notifier les procès-verbaux et leur demander le paiement de leur quote-part de charges.
Il est également important que tous les actes liés à la propriété du lot ou à son droit de jouissance soient notifiés au syndic par le notaire, le vendeur ou l’acquéreur.
Les copropriétaires ont également l’obligation d’informer le syndic de tout changement affectant leur lot, comme par exemple la location de leur appartement.
Le syndic conserve tous les documents relatifs à la copropriété, tels que le règlement, les contrats, la correspondance, les feuilles de présence, et autres.
Bon à savoir
Quelle est la différence avec un syndic bénévole et un syndic coopératif ?
Par rapport à un syndic professionnel ces 2 formes de syndics offrent des modalités de gestion moins contraignantes et ne sont pas soumis aux mêmes exigences tels que la détention d’une carte professionnelle ou une garantie financière obligatoire.
Le syndic coopératif est exclusivement composé de copropriétaires et assume collectivement toutes les fonctions du métier de syndic.
Le syndic bénévole doit être propriétaire d’au moins un lot dans la résidence pour pouvoir se porter candidat en assemblée générale et assumer la mission de syndic.
Responsabilités du syndic professionnel
Responsabilité civile
Responsabilité envers le syndicat des copropriétaires : En tant que mandataire du syndicat des copropriétaires, le syndic est responsable envers lui des fautes ou négligences commises lors de l’exécution de sa mission.
Responsabilité envers les copropriétaires : La responsabilité du syndic peut être engagée sur la base de la responsabilité extracontractuelle. Par exemple, la carence du syndic dans la réparation des parties communes, causant ainsi des dommages constatés dans les parties privatives, une opposition injustifiée au versement du prix de cession d’un lot, ou encore l’absence de convocation d’un nouveau copropriétaire à l’assemblée générale peuvent engager la responsabilité du syndic. Il revient au copropriétaire de prouver à la fois la réalité de la faute du syndic et le lien de causalité entre cette faute et le préjudice subi.
Responsabilité pénale
La responsabilité pénale du syndic peut être engagée dans certains délits commis pendant l’exercice de ses fonctions. Ces délits peuvent inclure :
- L’appropriation de primes et de ristournes versées par les entreprises prestataires de services.
- L’engagement de constructions non conformes au permis de construire.
- Le défaut de souscription d’une assurance dommages-ouvrage.
Dans ces cas, le syndic peut faire face à des conséquences pénales en raison de ses actions ou omissions.
Syndic Professionnel: zoom sur les avantages et les incovénients
Votre copropriété est-elle adaptée à un syndic professionnel ? Analysons les points forts et faiblesses de cette formule.
Avantages
Le syndic professionnel bénéficie de toutes les compétences nécessaires pour accomplir sa mission avec succès. Les compétences en comptabilité, en droit et en gestion immobilière ne s’improvisent pas.
De plus, le réseau professionnel du syndic professionnel est plus vaste, incluant des entreprises et des acteurs de l’immobilier tels que les notaires et les géomètres.
Puis, le syndic professionnel est un tiers externe à la copropriété, ce qui réduit les conflits d’intérêts et les éventuelles tensions pouvant entraver une gestion impartiale.
Enfin, la garantie financière associée au syndic professionnel offre une certaine tranquillité d’esprit en cas de difficultés.
Inconvénients
Dans le cas de petites copropriétés de moins de 10 lots, le coût d’un contrat avec un syndic professionnel peut être excessif. Il est donc essentiel d’effectuer une mise en concurrence afin de comparer les différents tarifs.
De plus, il est important de noter que faire appel à un syndic professionnel signifie confier la gestion de la copropriété à des personnes qui peuvent avoir moins d’implication, car elles sont extérieures à l’immeuble. Cela peut parfois compromettre la réactivité et la disponibilité nécessaires.
Dans quels cas opter pour un syndic professionnel ?
En raison de la complexité de la gestion comptable et administrative d’un grand ensemble immobilier avec un nombre élevé de copropriétaires, le syndic professionnel apparaît comme l’interlocuteur privilégié.
Lorsqu’un immeuble est sujet à de nombreux sinistres, une connaissance approfondie des assurances et de la structure du bâtiment est nécessaire, ce qui n’est pas toujours maîtrisé par un syndic non professionnel.
Enfin, en raison de ces mêmes raisons de complexité, il est préférable de faire appel à un professionnel dans une copropriété confrontée régulièrement à des problèmes de non-paiement des charges, ce qui entraîne des procédures contentieuses lourdes.
Ce que les syndics professionnels Door-In vous apportent
En choisissant Door-In comme syndic de copropriété, vous bénéficiez des avantages suivants :
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